| あなた一人で、手抜きでできる「ムダなし楽々改善」 |
| 【16】 ものや書類が見つからない |
「探しのムダ」について、考えてみましょう。
仕事でも家でも、ものや書類を探すことがありますね？
一体、どのくらい探しているでしょうか？
まずは、ものを探す場合を考えてみましょう。
探さなければいけなくなってしまうのは、しまいこむからです。
「整頓」で、見えるところに場所を決めれば探す行為がなくなります(A004)。
探さないということ・・・「すぐに取り出せる」「すぐに元に戻せる」ということです。
「すぐに」とは、何秒以下でしょうか？
１０秒でも出てこないとイライラしませんか？
気の長い人でも1分ぐらいが限界ではないでしょうか？
作業台や頻繁に使う引出しでは、１０秒以内で取り出せ、元に戻せることを目標にする!!
いかがでしょうか？
頻繁に使わないものは、棚や机の引き出しに保管しラベルを貼っておく。
元に戻す時も分かりやすくなります。
「整頓」の手順のように、ラベルを付けるのです。
「事務用品在庫」などと大くくりでも使う人が分かれば良いでしょう。
頻繁に使わないものは、1分以内を目標にすればいいと思います。
特にルールはありません。
一番困るのは見つかったのに壊れている場合、置き場所は見つかったのに、ものが無い・・・
壊れたら修理する!! 無くなったら手配する!! ことを、徹底してください。
難しいのが、書類を探す時です。
よく、私も見当たらなくて、困った経験あります。
キングファイルなどに、インデックスをつけて正しくファイリングすれば良いのですが、かなりの時間がかかります。
キングファイルは検索できないので、パラパラと探すことになります。
この改善は、「電子ファイル化」しか方法はありません。
紙の情報も、簡単にスキャナーできますので、全ての書類を電子ファイルにしてパソコンやサーバーに入れます。
あらかじめ、しっかりフォルダを決めて、管理するのが一番です。
私は仕事の際、ノートを使いませんでした。
ノートは順番にしか見られないので、どうしても探しのムダが生じます。
そのため、シートに書いて、クリアファイルに入れて持っていました。
最新や重要なシートを上の方に置けるので、すぐに取り出すことができます。
シートは裏紙でも良いので、ノートも買ったことがありません。
終わったらスキャナーして、パソコンに入れていました。
会社で仕事をしていた後半の15年間ぐらい、このようにやっていましたが、とても快適でした。
自分の気に入った方法を工夫して、「探しのムダ」をゼロに挑戦してみましょう。
探しのストレスから解放されます。 |
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