| 「５Ｓ改善を楽しむ」 ＜５Ｓ教室 テキスト＞ |
| １１．事務所の５Ｓをうまく進める |
【まとめ】
事務所の中には、机、引き出し、カウンター、テーブルなどがあります。
会社の机の引き出しには、個人のものは置かないのが原則です。
机のすぐ下の薄い引き出しは懸案の資料の置き場で、朝、その引き出しから懸案資料を出して、終業時にはしまって帰ると、机の上には何もなくなるのです。
ＰＣ作業のムダは、マウスを使う時に発生しやすいので、出来る限りマウスを使わないように、ショートカットキーを上手に活用しましょう。
ファイル探しのムダは、デスクトップにファイルを貼りつける習慣が問題で、すぐにデスクトップの使用を禁止すべきです。
「どんなファイルでも１０秒で検索ができる」のような目標を決めて、ホルダーを３Ｓしましょう。
「見える化」は、「販売の見える化」や、「業務と担当者の見える化」など、一緒に仕事をしているメンバーの間で、色々な情報を共有することで、ホワイトボードなどをうまく活用しましょう。
「５Ｓ改善の見える化」や、プロジェクトの「進捗の見える化」などにも活用できます。
【１】事務所には要らないものがいっぱい
事務所の中の要らないもの、つまり、使わないものを探してみましょう。
事務所の中には、机、引き出し、カウンター、テーブルなどがあります。
機能を明確にすると、机は仕事をするところで、引き出しは、仕事に使うものだけを置くところです。
カウンターは、皆さんで使う共用ファイルや備品の在庫を置くところだし、テーブルは、会議や打ち合わせをするところです。
◆正しい使い方をしていますか？
会社の机の引き出しには、個人のものは置かないのが原則です。
机のすぐ下の薄い引き出しは懸案の資料の置き場で、朝、その引き出しから懸案資料を出して、終業時にはその引き出しにしまって帰るのです。
すると、机の上には何も置くものはなくなるのです。
いつも使う文房具は、引き出しの一番上の部分に入れましょう。
小さなテーブルなどを、パンチなどの共用の文房具置き場にすると使いやすいです。
ホッチキスの針や、消しゴムの在庫は、いつも使わないので、共通部分にみなさんの在庫として置きましょう。
【２】パソコン作業のムダをなくす
ＰＣ作業のムダは、マウスを使う時に発生しやすいのです。
マウスの位置決めのために神経も使うし、時間もかかります。
マウスは便利なので、何でもマウスに頼ってしまうのは、生産性がダウンしてしまいます。
◆ショートカットキーを使いましょう
ＰＣのムダを防ぐには、出来る限りマウスを使わないで作業することが重要です。
特に、エクセルやワードを用いて、繰り返し作業を行う場合には効果的です。
例えば、マウスを使って文字をコピーする場合は「範囲設定 → 右クリック → コピー → コピー先に移動 → 右クリック → 貼付」と、マウスを６回操作することになります。
「ショートカットキー」をうまく使うと、かなり早く操作ができます。
コピー作業の手順は「範囲設定 → [CTRL]+[C] → コピー先に移動 →[CTRL]+[V]」となります。
マウスの操作は、２回だけになり、かなり早く操作ができるようになります。
覚えておくと便利な「ショートカットキー」は、[CTRL]+[C] コピー [CTRL]+[V] 貼付 [CTRL]+[X] 切り取り [CTRL]+[S] 上書き です。
◆やっかいなファイルの探しのムダ
デスクトップに図柄が見えないくらい、ファイルを貼りつけているのを見かけます。
机の上に資料をてんこ盛りにしている最悪の状態と同じなので、すぐにデスクトップの使用を禁止すべきです。
ホルダーからファイルを探すのに時間がかかり、見つからないとイライラします。
これは、ホルダーの整理・整頓が出来ていないからです。
ホルダーの名前の付け方が決まっていない、修正前のファイルを残している、古い不要なファイルを残しているなどのためです。
手順は５Ｓと全く同じで、整理から行います。
サーバーの中に膨大にある不要なファイルを整理、つまり消すことからはじめます。
新しいホルダーの体系ができたら、そこに必要なファイルだけを必要な人に移動してもらうのが良いでしょう。
古いホルダーを消去する時期を周知徹底して、その時期になれば、目をつぶって消してしまうのです。
「どんなファイルでも１０秒で検索ができる」のような目標を決めて行うのが良いでしょう。
ＰＣ作業の生産性を向上することは、モチベーションの向上にもつながります。
地味ですが、継続的に進めることが重要です。
【３】「見える化」で情報を共有しましょう
「見える化」は、「整頓」のラベルを用いた名称や数量の表示をはじめとして、毎日の業務の中でも、「販売の見える化」や、「業務と担当者の見える化(A027,A028,A029)」にも応用できます。
お客様の感謝の言葉の見える化や、反対に、クレーム内容の見える化なども可能です。
一緒に仕事をしているメンバーの間で、色々な情報を共有することです。
◆見える化の方法(A022,A023,A024)
今後の展開のため大きめのホワイトボードを準備して(E009)、見える化したい内容を書きだします。
業務内容、品名、お客様、数量、担当者、納期、特記事項など必要な項目を、今日、明日、明後日と時間軸でまとめます。
品名などあらかじめ分かっている項目をマグネットで製作しておくと貼り付けだけですむので便利です。
毎朝、このホワイトボードの前でミーティングを行い、情報の共有化を行えば効率的です。
情報共有を密にして、どんどん生産性を向上させてください。
他にも、「５Ｓ改善の見える化」や、プロジェクトの「進捗の見える化」などがあります。
あなたの改善をイラストに書いて「改善の見える化」するのです。あなたの改善ノウハウが、どんどん増えていくのは、楽しいものです。
あなたがせっかく苦労して行った改善ですので、もっと広げたいですね。
そのイラストを見える化のホワイトに貼り付けて、どんどん広げて欲しいのです。スキルの見える化(E010)
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